Monet kannettavien tietokoneiden tai Windows-tietokoneiden vakiokäyttäjät ovat varmasti törmänneet MS Officeen ja sen sovelluksiin. OutLook on yksi sähköpostipalveluista, jonka avulla voit järjestää kirjeenvaihtoa ja vaihtaa sähköposteja. Mutta tiesitkö, että tämän palvelun avulla voit luoda oman ecardin kirjeenvaihtoa varten?

Onko mahdollista tehdä vCard MS Outlookin kautta?

Microsoftin tuotteet ovat hyvin erilaisia. Ne jaetaan yrityssovelluksiin, käyttäjille tarkoitettuihin toimistosovelluksiin, interaktiivisiin ohjelmiin, Internet-työkaluihin, kehitystyökaluihin jne. Tällä hetkellä suurin osa yritysasiakkaista ja yksityisistä kuluttajista käyttää Microsoftin tuotteita.

Microsoft Outlook on henkilökohtainen tiedonhallintaohjelma, jolla on sähköpostiohjelman toiminnot. Se on täydellinen organisointilaite ja sisältää kalenterin, tehtävien aikatauluttajan, osoitekirjan, yhteystietojen hallinnan jne. toiminnot.

Tällä ohjelmalla on erityinen asema Microsoft Officessa, koska sen avulla voit organisoida koko asiakirjojen työstön syklin työpaikalla. Jotkut käyttäjät käyttävät Outlookia vain sähköpostityökaluna, mutta sen toiminnot ovat paljon laajemmat. Koska ohjelma on suunnattu käytettäväksi yritysverkoissa, se kuuluu luokkaan ”työryhmien hallinta”, eli se on työkalu ryhmätyön organisointiin. On korostettava, että Outlookin kaikkien toimintojen täysi käyttö on mahdollista vain silloin, kun työskennellään verkossa Windows-käyttöjärjestelmässä ja jos käytössä on Microsoft Exchange Server -sovellus.

Käyntikortti Outlookissa ja Outlook Online -palvelussa on samanlainen kuin käyntikortti, sillä se tallentaa yhteystietoja ja on hyödyllinen yhteystietojen vaihtoon. Käyntikorttia ei käytetä vain liikeasioissa. Voit käyttää vCards-kortteja henkilökohtaisten yhteystietojen tallentamiseen. Jos siis haluat luoda vCard-kortin Microsoft Outlookissa, toimi näin.

Miten luoda vCard Microsoft Outlookissa

Jos haluat luoda vCard-kortin Microsoft Outlookissa, sinun on noudatettava näitä yksinkertaisia ohjeita:

• Avaa ensin Outlook ja siirry navigointipaneelin alareunaan.
• Napsauta sitten ”Ihmiset”- tai ”Yhteystiedot”-kuvaketta.

• Napsauta sen jälkeen ”Etusivu”-välilehteä ja valitse ”Ihmiset” ”Nykyinen näkymä”-osiosta.

• Napsauta seuraavaksi ”Uusi yhteystieto” -vaihtoehtoa.
• Kirjoita ”Yhteyshenkilö”-ikkunaan yhteyshenkilön koko nimi, sähköpostiosoite ja muut tiedot. Se näkyy käyntikortissa, kun syötät tietoja.
• Siirry lopuksi ”Yhteystiedot”-välilehdelle ja napsauta ”Tallenna ja sulje”-vaihtoehtoa.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, yhteystieto lisätään yhteystietoluetteloosi ja se on käytettävissä millä tahansa laitteella, jolla käytät Outlook-sähköpostia.

Miten luoda vCard Outlook Online -palvelussa

Jos haluat luoda vCard-kortin Outlook Online -palvelussa, sinun on noudatettava näitä yksinkertaisia ohjeita:

• Siirry ”View Switcher” -valikkoon ja valitse ”People”.

• Napsauta ”Uusi yhteystieto” -vaihtoehtoa.

• Kirjoita sitten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja muita yhteystietoja. Voit myös napsauttaa ”Lisää valokuva” -vaihtoehtoa näyttääksesi henkilön kuvan vCardissa.

• Klikkaa lopuksi ”Create”-painiketta, jotta uusi vCard voidaan luoda.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, vCard luodaan Outlook Onlineen.

Onko Microsoft Outlook vain kaupallisten organisaatioiden käyttämä

Vastaus on ei. Tämä ohjelma on suosittu myös tavallisten käyttäjien keskuudessa. Se voi esimerkiksi muistuttaa sinua tärkeistä päivämääristä perheesi ja ystäviesi elämässä, joiden kanssa on toivottavaa onnitella heitä ajoissa, sekä pyytää ystävien osoitteita ja puhelinnumeroita.

Microsoft Outlook on tiiviisti integroitu muihin Microsoft Office -ohjelmistopaketin sovelluksiin. Sen avulla voit organisoida työsi muissa Microsoft Office -ohjelmissa kehitettyjen asiakirjojen kanssa niin, että voit automaattisesti seurata määräaikoja ja työvaiheita, synkronoida asiakirjojen versioita ja sovittaa asiakirjat tehtäviin, henkilöihin ja määräaikoihin.

Älä myöskään unohda, että työkontaktien merkityksen lisäksi niiden jakaminen liiketoimintaympäristössä voi olla hyödyllistä myös mainonnassasi. Riippumatta siitä, missä vaiheessa olet asiantuntija – edistääksesi liiketoimintaasi tai kerätäksesi yhteyksiä – on erittäin hyödyllistä olla unohtamatta kertoa kumppaneillesi ja kollegoillesi sinusta. Tämä on erittäin helppoa ja nopeaa tehdä vCardin avulla.

Nyt tiedät enemmän siitä, miten voit käyttää vCardia MS Office Outlookissa, ja että voit paitsi kirjeenvaihto sähköpostitse, myös käyttää useita muita ominaisuuksia ja työkaluja sovelluksen. Koska Outlook paranee vuosi vuodelta, myös sen toiminnot laajenevat ja kehittäjät tuovat jotain uutta.

Yritä kokeilla, käytä erilaisia tehtävävaihtoehtoja – Outlookin uudet versiot tarjoavat paljon vaihtelua yhden tai toisen tehtävän osalta. Näiden tietojen avulla sinun on helpompi navigoida käyttöliittymässä ja muistaa toimintojen järjestys paremmin.