Kaikilta jää aina jotain huomaamatta. Joskus jotain tärkeää – ja tämä on erityisen turhauttavaa. Luultavasti jokainen voisi tehdä enemmän, jos hän osaisi hallita itseään ja aikaansa hieman paremmin, organisoida työnsä ja elämänsä onnistuneemmin.
Jos sinulle tulee tällaisia ajatuksia aika ajoin, voit hankkia itsellesi ajanhallintatyökaluja. Ne auttavat sinua hallitsemaan aikaasi paremmin.
Tuottavuutesi määräytyy pitkälti sen mukaan, miten tehokkaasti jaat työtaakkaasi. Tämä pätee erityisesti silloin, kun sinun on tasapainotettava useita projekteja ja prioriteetteja samanaikaisesti.
Kun epätasapainoinen työmäärä on liian suuri, määräajat jäävät saavuttamatta, yleinen tuottavuus kärsii ja tunnet itsesi loppuun palaneeksi.
Jotta tuottavuutesi pysyisi mahdollisimman hyvänä, sinulla on oltava strategia, jolla resurssit voidaan kohdentaa oikeisiin projekteihin ja tehtäviin oikeaan aikaan.
Tässä on siis 5 työkalua, joiden avulla voit hallita työpäivääsi.
Mikä on Monday.com
Monday.com on projektinhallintatyökalu, joka on suunniteltu sekä tiimeille että yksittäisille käyttäjille. Työkalun avulla voit hallita, valvoa ja vaihtaa tietoja työntekijöiden, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Sen avulla voit hallita projekteja sekä yksittäisiä operatiivisia tai henkilökohtaisia tehtäviä, koordinoida toimintaa tiimissä ja kumppaneiden kanssa.
Jotta voit aloittaa työskentelyn palvelun kanssa, sinun on käytävä läpi rekisteröintivaihe. Tätä varten sinun on tehtävä muutama vaihe – määritä sähköpostiosoitteesi, organisaatiosi nimi ja valitse verkkotunnuksen nimi. Huomaa, että jos rekisteröit toimiston tiimityötä varten, on parempi käyttää työosoitettasi.
Kun olet käynyt läpi kaikki rekisteröinnin vaiheet, toimistosi aukeaa eteesi, ja sinulla on heti valinnanvaraa.
Palvelu tarjoaa 71 työpöytämallia erilaisiin tehtäviin – suuresta projektista myyntiosaston työhön. On sanottava, että mallit ovat hyvin mietittyjä tiettyjen tehtävien ylläpidon logiikan osalta, ja jopa tehtävien toiminnallisuus on jo määritetty niiden erityispiirteiden mukaan.
Voit myös luoda työtaulun ilman esiasetettuja malleja. Tällöin muotoilet sen ulkoasun omien tehtävien ja tarpeiden mukaan.
Mikä on ClickUp
ClickUp on palvelu, joka sisältää kaikki tehtävien hallintaan tarvittavat ominaisuudet. Palvelu on käyttäjälle intuitiivinen, kevyt muotoilu ja ClickUpin ensimmäisellä käyttökerralla avautuvat opetusohjelmat auttavat sinua ymmärtämään perustoiminnot tunnissa. ClickUp yhdistää kymmeniä eri toimintoja: tavoite- ja tehtävälistojen laatiminen, chat, asiakirjojen luominen, ilmoitukset, aikataulutus ja paljon muuta.
ClickUpin tavoitteet ja tehtävät on järjestetty hierarkkisesti:
- ”Työtila” on hierarkian pohja, joka edustaa koko organisaation toimintaa.
- ”Työtila” on jaettu ”tiloihin”, joilla on oma rakenteensa. Jokaisella ”tilalla” on omat asetuksensa, ja käyttäjät voivat esimerkiksi yhdistää saman osaston työntekijöitä.
- ”Sheets” on kansio, joka koostuu yksittäisistä ”Tasks”, ”Checklists”, ”Subtasks”, jotka on tallennettu ”Spaces”.
Palvelussa on useita vaihtoehtoja tehtävien ja muiden projektinhallintaelementtien tarkasteluun: kojelauta, tehtävälista, kanban-taulu, kalenteri ja Gantt-kaavio.
ClickUpin tehtävät ovat täysin muokattavissa käyttäjän tarpeiden mukaan: voit vaihtaa väriä, lisätä linkkejä, asiakirjoja, kuvia ja videoita, kaavioita, jakaa rooleja työntekijöille, keskustella, asettaa määräaikoja jne.
Mikä on Toggl
Toggl on verkkopalvelu, jonka avulla voit seurata sekä henkilökohtaista että tiimityöaikaa. Palvelu soveltuu asiakkaan alaisen työn tarkkaan ja läpinäkyvään seurantaan, työntekijöiden ajanhallintaan tai henkilökohtaisen tuottavuuden lisäämiseen. Sen avulla voit luoda ajankäyttöraportteja tai viedä aikatauluja.
Toggl:
- Projektien, asiakkaiden, tehtävien ja tunnisteiden määrittäminen.
- Ajanseuranta.
- Raportointi.
- Kojelauta.
- Projektin värit.
- Käyttöoikeuksien tasot.
- Käyttäjäryhmät.
- Käyttäjien poistaminen käytöstä.
- Chrome-laajennus.
- Tuo muista palveluista.
- Offline-tila.
- Projektien arkistointi.
- Massamuutokset.
- Maksetut maksut.
- Raporttien vienti Exceliin (XLS).
- Desimaalien pyöristäminen raporteissa.
Mikä on Calendly
Calendly on palvelu, joka on valmis korvaamaan puhelimen ja postin, jotta voit aikatauluttaa erilaisia kokouksia nopeammin.
Sen avulla voit määrittää muistutukset sähköpostiin, niiden suunnittelun, brändätä palvelun, luoda ryhmätapahtumia ja kutsulinkkejä, luoda raportteja ja integroida muihin sovelluksiin.
Calendlyn tärkeimmät ominaisuudet:
- API-yhteys.
- Tiimin kojelauta ja tapahtumien aikataulutus.
- Automaattinen ilmoitus postitse.
- Ryhmätilaisuudet.
- Automaattiset muistutukset.
- Mukautettavat mallit.
- Henkilökohtainen kutsulinkki.
- Mukautettava brändäys.
- Tapahtumatyypit.
- Salaiset tapahtumat.
- Aktiivisuuden seuranta.
- Yhteistyövälineet.
- Raportit ja tilastot.
- Tietopohja.
Mikä on ActiveCollab
ActiveCollab on verkkotyökalu projektien hallintaan ja yhteistyöalustan luomiseen. Se tallentaa kaikki projektitiedot yhteen paikkaan ja hallinnoi niitä ja liiketoimintaprosesseja keskitetysti. Se voidaan asentaa joko palvelimelle tai sitä voidaan käyttää pilvipalvelussa, mitata projektin edistymistä ja hallita aikaa. ActiveCollabin avulla voit arvioida työntekijöiden suorituskykyä, analysoida työntekijäprofiileja jne.
ActiveCollab tarjoaa täydellisen valikoiman työkaluja liiketoimintaprosessien, projektien ja tehtävien hallintaan. Tehtävät arvioidaan työn tuottavuuden perusteella. ActiveCollab osaa seurata projektin aikaa ja kustannuksia, joten voit arvioida sen tarkat kustannukset.
ActiveCollab:
- Hankeyhteistyökeskus.
- Mukautettava aloitusnäyttö.
- Versionhallintajärjestelmän integrointi.
- Ajan ja kustannusten arviointi ja seuranta.
- Sähköpostin integrointi.
- Tiimiyhteistyö.
- Projektinhallinta.
- Tehtävien hallinta.
- Tilinhallinta.
- Kalenteri.
- Tiedostonhallinta.
- Asiakirjojen muokkaaminen yhdessä.
- Esikatsele profiileja.
- 30 päivän kokeilujakso.
- Skaalautuvat suunnitelmat.
- Useiden käyttäjien lisääminen.
- Kuukausi- ja vuosimaksut.
- Mobiilisovellukset.
- Online-tuki.
Oikea työmäärän hallintatyökalu helpottaa aikaa vieviä tehtäviä ja auttaa sinua suunnittelemaan työmäärääsi tehokkaasti, jotta projektisi etenevät asianmukaisesti.
Työmääränhallintaohjelmistoon investoiminen ei pelkästään paranna työnkulun hallintaa, vaan se maksaa itsensä takaisin projektien menestyksenä. Se on enemmän kuin kullan arvoinen.
