Sähköpostipalveluista on nykyään tullut mahdollisimman käteviä ja käyttäjäystävällisiä. Tähän kuuluu myös niiden toiminnallisuuden laajentaminen. Voit esimerkiksi lisätä sähköpostiin taulukon Google Sheetsistä. Monet Gmail-käyttäjät eivät kuitenkaan vieläkään tiedä, miten taulukoita voi lisätä sähköposteihinsa. Itse asiassa se onnistuu melko nopeasti ja helposti.

Mitä tarvitset lisätäksesi taulukon Gmail-viestiin?

Nykyaikaiset käyttäjät kommunikoivat jatkuvasti Internetissä. Tämä voi olla viestejä erilaisilla foorumeilla, julkaisijoita, videoita sosiaalisissa verkostoissa tai kuvia esimerkiksi Instagramissa. Maailman eri alueilta tulevien ihmisten välinen viestintä ei ole koskaan ollut helpompaa. Käynnistät vain laitteesi, oli se sitten tietokone, kannettava tietokone tai älypuhelin, ja kaikki ystäväsi ympäri maailmaa ovat vain muutaman napsautuksen päässä.

Lisäksi Internetin tulo on helpottanut monien yritysten eri työntekijöiden välistä viestintää huomattavasti. Nykypäivän yritysmaailmassa yhä useammat yritykset turvautuvat ulkoistamistekniikoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että merkittävä osa eri projekteissa työskentelevistä ihmisistä voi olla toisessa kaupungissa tai jopa toisessa maassa. Internetin avulla on mahdollista rakentaa operatiivista viestintää eri työntekijöiden ja osastojen välille.

Jos epävirallisessa viestinnässä ihmiset käyttävät mieluummin erilaisia viestintävälineitä ja sosiaalisia verkostoja, yritysmaailmassa sähköpostit ovat suositumpia. Ne voivat olla sekä virallisia että epävirallisia.

Tämä on varsin kätevä tapa välittää kaikki tiedot toiselle henkilölle jäsennellysti. Sähköpostiin voi tallentaa paljon tietoa, liittää erilaisia tiedostoja ja paljon muuta. Se on suosituin yritysviestinnän muoto.

Kun kyse on kuitenkin jäsennellystä tiedosta, erityisesti kun työskennellään numeroiden kanssa, monet käyttäjät ihmettelevät, miten he voivat esimerkiksi upottaa taulukon? Onko se mahdollista tehdä yhdessä suosituimmista sähköpostipalveluista, Gmailissa?

Onko mahdollista lisätä taulukko sähköpostiin Gmail-palvelun avulla?

Gmailissa ei ole virallista mahdollisuutta lisätä taulukoita sähköposteihin. Et voi luoda taulukkoa käyttämällä sivuston sisäänrakennettuja työkaluja. Sinulla on kuitenkin mahdollisuus tehdä pieni temppu ja tehdä taulukko sähköpostiisi Google Sheetsin avulla.

Koska Gmailissa ei voi lisätä tai luoda taulukkoa sähköpostin muokkausnäytössä, on vain yksi tapa toimia. Voit luoda taulukon Google Sheetsissä ja kopioida sen sitten lisätäksesi sen Gmail-sähköpostiin. Riittää, kun vain luot sellaisen taulukon kuin tarvitset ja kopioit sen. Gmail kopioi myös muotoilun, eikä sinun tarvitse muokata mitään muuta. Taulukon pitäisi näyttää samalta Sheetsissä ja Gmail-sähköpostissasi.

Voit käyttää täsmälleen samoja menetelmiä taulukoiden lisäämiseen ohjelmista, kuten Microsoft Excelistä tai Google Docsista tai vastaavista. Gmail-palvelun pitäisi tukea kaikkia näitä ohjelmia ja niiden pitäisi olla käytettävissä taulukoiden lisäämiseen niistä.

Taulukon lisääminen Gmailiin Google Sheetsistä verkkosivuston avulla

Tätä menetelmää varten tarvitset PC:n tai Macin. Se on melko helppo tehdä. Se voidaan tehdä myös miltä tahansa laitteelta, jossa on selain. Tätä varten tarvitset:

• Avaa suosikkiselaimesi tietokoneella tai Macilla ja kirjaudu sisään Google-tilillesi.
• Sitten sinun on mentävä Google Sheetsin verkkosivulle.
• Sitten sinun on luotava uusi laskentataulukko tai avattava olemassa oleva.

• Luo uusi taulukko napsauttamalla ”Tyhjä”-painiketta.
• Jos olet luonut uuden taulukon, syötä siihen kaikki tarvitsemasi tiedot.
• Seuraavaksi sinun on valittava koko tietoalue, jonka haluat lisätä sähköpostiin. Tämä onnistuu parhaiten käyttämällä hiirtä ja näppäimistöä nuolinäppäimillä.

• Nyt sinun on kopioitava valittu alue leikepöydälle. Tee tämä painamalla Muokkaa > Kopioi Sheets-valikkorivillä. Vaihtoehtoisesti voit kopioida taulukon painamalla Ctrl + C Windowsissa tai Command + C Macissa.

• Liitä se sitten Gmail-palvelussa olevaan sähköpostiisi.
• Avaa uusi välilehti selaimessasi ja käynnistä Gmail-sivusto. Valitse vasemmasta yläkulmasta ”Kirjoita” -painike kirjoittaaksesi uuden sähköpostiviestin.

• Näet ”Uusi viesti” -ikkunan. Napsauta tässä ikkunassa hiiren kakkospainikkeella valkoista taustaa ja valitse luettelosta ”Liitä”.
• Voit myös painaa Ctrl + V (Windows) tai Command + V (Mac).

• Sähköpostisi sisältää nyt taulukon Google Sheetsistä. Voit lähettää sen, ja vastaanottaja voi tarkastella tätä taulukkoa.

Sinun on täytettävä loput uuden sähköposti-ikkunan kentät, jotta saat sähköpostin lähetyksen valmiiksi. Sinun on määritettävä vastaanottaja ja sähköpostin aihe. Sitten näet, miten taulukkosi näkyy lähetetyt sähköpostit -osiossa. Siellä voit tarkastella sähköpostiasi.

Taulukon lisääminen mobiilisovelluksen avulla

Jos sinun on lähetettävä kirje, jossa on taulukko, ja sinulla on käsilläsi vain iPhone, iPad tai Android-älypuhelin, on myös hyödyllistä tietää, miten taulukko tehdään mobiilisovelluksella. Tätä varten sinun on ladattava ja asennettava Google Apps ja Google Sheets. Nämä ohjelmat toimivat täsmälleen samoin kuin niiden verkkoversiot. Tätä varten sinun tarvitsee vain :

• Käynnistä Google Sheets -sovellus puhelimessasi ja kirjaudu tarvittaessa Google-tilillesi.
• Napsauta sovelluksessa taulukkoa, jonka olet jo luonut, jos sinulla on sellainen.
• Jos haluat tehdä uuden, napsauta sovelluksen oikeassa alakulmassa olevaa ”+” -painiketta.
• Jos luot uuden laskentataulukon, sinun on syötettävä kaikki laskentataulukon tiedot manuaalisesti.
• Kun olet täyttänyt kaikki sarakkeet haluamillasi tiedoilla, napsauta vasemmanpuoleisinta saraketta ja ala vetää sormeasi laskentataulukon oikeaan alakulmaan. Näin voit korostaa laskentataulukkosi.
• Sitten sinun on kopioitava se leikepöydälle. Napsauta sitä ja pidä sitä alhaalla, kunnes näyttöön avautuu valikko.
• Valitse Kopioi.
• Nyt sinun on avattava Gmail-sovellus.
• Napsauta sen jälkeen oikeassa alakulmassa Compose.

• Napauta ja pidä seuraavassa näytössä painettuna Sähköpostin laatiminen -kenttää.
• Napauta avautuvassa ponnahdusvalikossa Liitä.

• Aiemmin luomaasi taulukkoon pitäisi lisätä sähköpostisi.
• Nyt sinun on täytettävä muut kentät ja lähetettävä se vastaanottajalle.

Voit tehdä saman minkä tahansa muun online- tai offline-taulukkolaskentapalvelun kanssa. Perusvaiheet ovat täsmälleen samat. Ainoa ero voi olla taulukoiden luomisprosessi itse ohjelmassa.

Siinä kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää taulukon lisäämisestä Gmail-sähköpostiin.

Miten Gmailista tehdään parempi, kätevämpi ja nopeampi?

Gmail on ylivoimaisesti suosituin sähköpostisovellus Androidille, ja perusasiat ovat luultavasti useimmille itsestään selviä. Sovelluksessa on myös käteviä niksejä, joilla voit esimerkiksi tyhjentää postilaatikkosi tai muuttaa ulkoasua.

Aseta pimeä tila

Gmail on kauniisti suunniteltu sähköpostisovellus, mutta se on melko tehokas. Jos lähetät sähköposteja vielä illalla, kannattaa ottaa pimeä tila käyttöön. Tämä ominaisuus varmistaa, että Gmail muuttuu pimeäksi, kuten nimestä voi päätellä. Valkoiset pinnat muuttuvat tummiksi ja päinvastoin.

Nopea kytkentä

Gmailissa voit vaihtaa profiilia yhdellä kertaa kätevän pyyhkäisyn avulla. Tämä tapahtuu pyyhkäisemällä profiilikuvaketta oikeassa yläkulmassa. Nyt sinun pitäisi vaihtaa toiseen sähköpostiosoitteeseen. Voit toki vaihtaa myös ”vanhanaikaisella” tavalla pyyhkäisemällä profiilikuvakkeellasi ja sitten pyyhkäisemällä toiselle tilille.

Pyyhkäisyeleiden käyttäminen

Pyyhkäisystä puheen ollen, Gmailissa on mukautettavat pyyhkäisyliikkeet. Näin voit valita, mitä tapahtuu, kun pyyhkäiset postilaatikosta vasemmalle tai oikealle. Näin voit esimerkiksi merkitä sähköpostit roskapostiksi, arkistoida viestin tai siirtää sen muihin kansioihin.