Jos käytät Gmailia säännöllisesti ja olet lähdössä lomalle tai haluat vain vastata ihmisille milloin tahansa, on hyvä idea määrittää automaattinen vastaus.
Automaattisen vastausominaisuuden nimi puhuu puolestaan. Kun joku lähettää sinulle sähköpostia, hän saa automaattisen vastauksen valitsemallasi viestillä. Kätevintä on lisätä jotain sellaista kuin: ”Olen tilapäisesti poissa toimistosta, soita minulle kännykkääni tai ota yhteyttä johonkin muuhun”.
Automaattinen vastaus lähetetään kaikille, jotka saavat sinulta sähköpostia poissa ollessasi. Gmailissa voit määrittää loman alkamis- ja päättymispäivän sekä liittää haluamasi viestin.
Näin voit asettaa automaattisen vastauksen Gmailiin muutamalla helpolla ohjeella.
Automaattisen vastauksen asettaminen Gmailissa tietokoneella
Paras tapa ottaa Gmail käyttöön on verkkoversio. Etuna on, että automaattiset vastaukset lähetetään Gmail-palvelimen kautta eli ennen kuin sähköposti saapuu laitteellesi, mikä tarkoittaa, että lähettäjä saa vastauksen nopeammin.
Jos haluat asettaa automaattisen vastauksen Gmailiin tietokoneellasi, sinun on noudatettava seuraavia ohjeita:
- Avaa ensin verkkoselain tietokoneellasi ja siirry Gmailin verkkosivustolle.
- Napsauta sitten näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-kuvaketta.
- Napsauta pudotusvalikossa painiketta ”Katso kaikki asetukset”.
- Sen jälkeen selaa sivun alareunaan ja etsi ”Vacation responder” -osio.
- Täytä nyt seuraavat asetukset:
- Valitse ”Vacation responder on”.
- Valitse ”Ensimmäinen päivä” ja ”Viimeinen päivä” (valinnainen).
- Kirjoita ”Aihe”.
- Kirjoita ”Viesti”, joka ihmisten on nähtävä, ja muokkaa sitä tarvittaessa.
- Päätä lopuksi, haluatko lähettää vastauksen vain yhteystietoluettelossasi oleville henkilöille.
- Kun olet saanut nämä asetukset valmiiksi, vahvista ne napsauttamalla ”Tallenna muutokset” -painiketta.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, asetat automaattisen vastausominaisuuden Gmail-tilillesi.
Sinun on myös hyvä tietää, että jos ensimmäinen päivä on tänään, vastaaja käynnistyy välittömästi.
Jos käyttäjä lähettää sinulle useita sähköpostiviestejä, automaattinen vastaus lähetetään enintään kerran neljässä päivässä. Toisin sanoen, jos joku lähettää sinulle useita sähköpostiviestejä, hän ei saa automaattista vastausta joka kerta, mikä on erittäin kätevää.
Automaattisen vastauksen asettaminen Gmailissa mobiilisovelluksessa
Jos haluat asettaa automaattisen vastausominaisuuden mobiililaitteesi Gmail-sovelluksessa, sinun on noudatettava seuraavia ohjeita:
- Avaa ensin Gmail-sovellus mobiililaitteellasi ja kirjaudu tarvittaessa Google-tilillesi.
- Napauta sen jälkeen näytön vasemmassa yläkulmassa olevaa ”kolme viivaa” -kuvaketta.
- Valitse ”Asetukset”-valikko vaihtoehtojen luettelosta.
- Valitse sitten Gmail-tilisi.
- Selaa ”Asetukset”-valikossa alaspäin ”Yleistä”-osioon, etsi ”Lomavastaava”-vaihtoehto ja napauta sitä.
- Kytke nyt ”Vacation responder” -toiminto, valitse päivämäärät ja kirjoita ”Aihe” ja ”Viesti”. Päätä, haluatko lähettää vastauksen vain yhteystietoluettelossasi oleville henkilöille.
- Tallenna muutokset napsauttamalla lopuksi näytön yläreunassa ”Valmis”.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, asetat automaattisen vastausominaisuuden Gmail-tilillesi mobiilisovelluksessa.
Lomavastaavaa voidaan käyttää lomailun lisäksi myös muihin tarkoituksiin. Esimerkiksi jos et tarkista sähköpostitiliäsi usein tai jos haluat, että sinuun otetaan yhteyttä eri osoitteeseen.
Muista myös, että jos määrität automaattisen vastauksen mobiililaitteen kautta, asetukset tallentuvat vain paikallisesti, ja vastauksen lähettäminen edellyttää verkkoyhteyttä. Jos käytät Gmailin verkkoversiota, vastaukset voidaan lähettää milloin tahansa verkkoyhteydestä riippumatta.
